2021.

4.19 (月)

19:00 ~ 21:00

• 矢内淳さん（弁護士）
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• コロナ禍におけるNPO法人の総会の運営方法
• オンライン総会開催にあたって押さえておきたいNPO法のポイント
• オンライン理事会・総会をするには定款変更が必要か。情報伝達の双方向性の考え方
• 開催のために必要な事前準備
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① コロナ禍でオンライン総会をするとき注意することは？

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Question

現行のNPO法・定款であっても、オンライン総会は開催できる？

A.NPO法上は開催できる。

定款で、総会を招集する際に「場所」を通知する等と定めている団体が多いと思われる。 「場所」のないオンライン上で総会を開催することを想定していないので、オンライン総会を定例化するなら、定款変更をしたい。

Choice

オンライン総会3つの形式と定款変更など

① バーチャルオンリー型総会

社員総会を招集するときの方法は NPO 法には規定されているが、社員総会の開催方法は、特に定めていない。定款上、コロナ禍の今は緊急的な措置として問題ないが、定例化したい場合は、定款を変更してオンライン総会ができる規定を加えたい。新型コロナウイルスNPO支援組織社会連帯(CIS)のアンケート調査によると、オンライン総会について、定款に明記なしでもよいと回答している所轄庁が多数。

② ハイブリッド出席型バーチャル総会

おすすめ

実際の会場を定めた上、ウェブ会議システムを併用して開催する。会場に来た人も、ウェブ会議システムを利用して参加した人も参加者として認める。 この形式の総会を定例化したいときは、例えば、定款の「議事録」の条項にある「場所」を「場所(当該場所に存しない社員が総会に出席した場合における当該出席の方法を含む。)」と変更する。

③ ハイブリッド参加型バーチャル総会

リアル会場での参加者のみを出席者とし、オンラインで参加する人は傍聴者として扱う。

Point

ハイブリッド出席型バーチャル総会・6 つのポイント

① 欠席者だけでなく、ウェブ出席者にも事前に委任状を提出してもらう

• 最も優先すべきことは、総会を成立させること。万が一オンライン会議システムが使えなくなっても、定足数を満たせるように委任状を提出していただく。

② 社員総会参加方法を決定し、案内を送る

• 当日実際の会場参加者の範囲については、感染症対策から、制限を設けてもよい(内閣府から案内あり)。
• オンライン出席者に対しては、事前にメール等でURL、オンライン総会のルール、注意事項などを送る。

③ 社員総会参加方法を決定し、案内を送る

• 質問・意見・採決があるときには挙手ボタン、拍手ボタン、実際に手を振るなどの方法からどの方法によるかをひとつ決める。総会開始直後に操作の練習をするとよい。
• オンライン出席者によるチャット使用の可否も決めておく。
• 接続が切れるなどオンライン出席者が画面から消えて帰ってこない間に採決した場合欠席扱いとなる。委任状があれば委任状により表決する。

④ 事前に必ず接続テストをする

• 事前に実際に使用するパソコンを用いて、会場でインターネットの接続を確認する。
• 実際にウェブ会議システムを接続して使用してみる。
• パソコンの配置、マイクの配置なども事前に想定する。

⑤ 当日 – 総会ルールの確認を、実際に練習しながら行う

• 出席者が多い場合に備えて、複数人での受付体制を整える。
• 出席確認後、議長が開会の宣言をし、総会のルールを説明する。その際に、採決の練習をする。また、議案の賛否をカウントする体制を整える。
• 総会中のトラブルに備え、運営側がバックヤードでグループウェア等をつかってやりとりする体制をつくる。

⑥ 欠席者だけでなく、オンライン出席者にも事前に委任状を提出してもらう

• 接続に問題がなくオンライン総会が進んだことを確認。議事録にオンライン総会 – ハイブリット出席型バーチャル総会で開催したことが分かるように記載する。

Attension

オンライン総会を機にペーパーレスを推進したいときは、定款の「招集」の条項に「電磁的方法で」通知するといった記載があるか確認する。